Buchhaltung, puh! Rechnungen schreiben macht ja noch Spaß, aber dann der ganze Abgleich mit den Zahlungseingängen, Mahnungen und die Umsatzsteuervoranmeldung. Die Finanzen im Griff zu haben, das ist wichtig für Freiberufler oder Selbstständige.

Da dachte ich, ich habe mal ein Programm gefunden, mit dem ich mich anfreunden kann, schon kommt das nächste Problem! Der Wechsel von Windows zu Apple! 

Mein Windows Notebook hat das Zeitliche gesegnet und meine installierten Buchhaltungs-Programme, die ich benutzt oder einfach nur mal getestet hatte, liegen alle darauf. Nun heißt es, schnell einen Ersatz zu finden. Das einzige „Problem“: ich bin auf einen Apple umgestiegen und kann nur noch Mac-kompatible Programme nutzen. Was tun? Ich will mich schon im Netz umschauen, da erreicht mich eine E-Mail: „Willst du nicht mal lexoffice testen?“ Gute Idee, denke ich. Wie geht das mit lexoffice?

Nachdem ich den Link zur Startseite angeklickt habe und mich umschaue, stelle ich fest: lexoffice muss ich nicht installieren. Es liegt in der Cloud, also immer wenn ich Internet habe, kann ich mich im Browser einloggen und habe sofort Zugriff. http://www.lexoffice.de/rechnungsprogramm/pricing/ – doch nicht sofort kaufen, sondern erstmal testen … und zwar die Version „volle Hütte“ mit allem Drum und Dran.lexoffice

Erste Erfahrungen mit dem Testzugang
Nach der Registrierung wollte ich mich das erste Mal einloggen. Das ging leider nicht, ich kam nicht über die Login-Maske hinaus. Unbeirrbar bleiben, einfach die Seite immer wieder aktualisieren und nochmal versuchen, dann geht es. Gegebenenfalls Browsertab schließen, Cookies löschen und neu öffnen. Wobei ich das nicht tun musste, ich habe nur einen Reload der Seite vollführt. Ich nutze den Browser Chrome – in der Testphase aktuellsten Version (41.0.2272.104, 64-bit). Mittlerweile gibt es ein Update, daher kann ich nicht mehr sagen, woran es lag. Was ich damit sagen will: Nicht aufgeben! Man kommt rein.

lexoffice Firmendaten eingebenAls erstes will ich meine Firmendaten eingeben. Ein bisschen vermisse ich eine „Führung“ durch die Punkte, die abgearbeitet werden sollten. Aber ich schaue einfach nach – chronologisch – was ich eintragen muss. 

lexoffice UmsatzsteuerSelbstverständlich werde ich auch gefragt, wie ich mit der Umsatzsteuer umgehe. Das sollte man auf jeden Fall erstmal eintragen, damit mit der Angebots- und Rechnungserstellung alles glatt läuft.

Umsatzsteuer lexofficeVoreingestellt sollen auch die Soll- und Istversteuerung sein und in welchem Turnus die USt.-Voranmeldung erfolgt. Das wird vom Finanzamt vorgegeben! Den Kontenrahmen sollte man hier mit Bedacht auswählen, vermute ich. Denn in anderen Programmen ist eine Änderung im Nachhinein nicht möglich. Wie es hier abläuft, weiß ich nicht, aber ich vermute das ist bei allen Programmen so. Ich habe auch versucht, nachzuschauen, aber …

Hilfe lexofficeLeider kann ich die Hilfe-Funktion (orangefarbiger Button) beim Testzugang nicht komplett nutzen! Es wird zwar ein Fenster eingeblendet, aber ich kann die „Suchen-Funktion“ nicht ausführen. Ich schrieb eine Mail an den Support und bekam einen Rückruf. Der Supporter war sehr nett, aber konnte mir weder bei dem Hilfe-Fenster helfen, noch bei meiner fachlichen Frage, die ich zusätzlich mit beigefügt hatte. Er hat mir jedoch eine E-Mail-Adresse mitgeteilt, unter der ich mich melden könnte. Das habe ich dann aus Zeitgründen nicht weiter verfolgt. Die Erstreaktion war jedoch gut, nur schade, dass man mich nicht gleich weiter verbinden konnte. Zurück zur Einrichtung von lexoffice.

Ein ganz, ganz wichtiger Punkt sind die Nummernkreise! Was man alles festlegen kann, sieht man im Screenshot sehr gut: Angebot, Rechnung, Rechnungskorrektur (? keine Ahnung), Lieferschein und Auftrag.

Nummernkreise lexoffice
Nummernkreise
Hier ist natürlich eine kleine Einschränkung gegeben. Wenn man mitten im Jahr den Umstieg auf die Cloudanwendung anfängt und hat vorher eine andere Nomenklatur der Nummerierung entwickelt, dann sollte man ggf. mit dem Finanzamt Rücksprache halten. Besonders, wenn schon viele Rechnungen geschrieben wurden, sollte man nachfragen, ob und wie man sich da verhalten soll. Ich habe da leider keine Ahnung und es könnte sogar auch von Finanzamt zu Finanzamt unterschiedlich vorgegeben werden. Sprecht den zuständigen Finanzbeamten einfach persönlich an, das ist der einzige Ratschlag, den ich dazu geben kann.

Nun habe ich alles eingegeben und abgespeichert, was ich zu den Daten meiner Firma eintragen und konfigurieren muss. Oh, ich sehe auf einmal, dass auf der rechten Seite (im großen Screenshot oben) Häkchen gesetzt werden, zu den Punkten, die ich schon erledigt habe. Das gefällt mir, ich bin versöhnt. Ich überspringe den Punkt mit den Bankdaten, denn ich bin bei der Ing-DiBa und die erlaubt keine Verknüpfung über HBCI, wenn ich Smart Secure nutze. Ziemlich unpraktisch, ich habe der Bank dies auch schon mitgeteilt und warte auf Antwort. Daher kann ich hier nichts an Erfahrungswerten mitteilen und empfehle Banking, wie es geht im Video.

Nicht ohne meine Rechnung – das Drucklayout festlegenlexoffice Drucklayout
Das ist der Teil, an dem kann man stundenlang herumtüfteln oder man nimmt die Standardeinstellungen. Ein Design-Freund wird wohl eher mal eine Stunde oder länger alles konfigurieren. Der anspruchslose Nutzer wird hier schnell durchkommen. Beides ist möglich, je nach Bedarf. Ich habe mein Logo hochgeladen und Kleinigkeiten angepasst – und war nach einer Viertelstunde mit dem Thema durch.

Es geht los: Erste Rechnungen schreiben

Rechnung schreiben ist ab jetzt easy. Alle Daten, die ich noch nicht eingegeben habe, wie den Kunden oder die Produkte sowie Dienstleistungen, kann ich während der Rechnungserstellung eingeben. Sehr komfortabel, ich springe also nicht ständig aus dem Rechnungsschreib-Modus heraus, sondern erledige im Handumdrehen die Eingaben in Overlays (kleinere Fenster, die sich über das Browserfenster legen). Dabei gibt es auch keine Pop-Up-Warnung, denn diese habe ich standardmäßig aktiviert. Sauber programmiert, muss ich mal loben.

Die Frage ist jetzt, wie ich den Rechnungsentwurf scharf schalten kann? Ich habe bisher immer noch nicht einmal ins Handbuch geschaut, aber nun hätte ich gern mal Hilfe zwischendrin. Die Hilfefunktion geht nicht, siehe oben. Ich probiere aus, denn ich habe ja nur erstmal Testdaten genommen. Man muss die Rechnung „abschließen und drucken“, um sie aus dem Entwurfsstadium zu holen. Das Vorgehen fand ich jetzt nicht besonders intuitiv. Mag sein, dass das für viele Anwender passt. Ich speichere digital bzw. verschicke viele Rechnungen gleich als E-Mail, aber aus meinem Mailclient. Dadurch bin ich gar nicht auf die Funktion „Drucken“ in diesem Kontext gekommen. Die Funktion „abschließen und versenden“ per E-Mail setzt die Rechnung auch in den Modus „Offen“ und verlässt den Entwurfsmodus. Man kann sich die E-Mail also selber schicken und dann weiterverarbeiten. Es geht also beides. Folgend ein paar Screenshots.

Ebenso einfach kann man Mahnungen erstellen, man sieht auch sehr gut, wann etwas überfällig ist. Man fängt übrigens nicht immer mit der Rechnung an. Auch Angebote und Auftragsbestätigungen vorher sind schnell erstellt. Diese können dann praktischerweise in eine Rechnung „umgewandelt“ werden.

Erster Eindruck von lexoffice

Nachdem ich ohne Handbuch durch das Programm musste, war das eigentlich sehr gut gelaufen. Ein paar Klicks hätte ich mir bestimmt sparen können, aber ich probiere eben auch alles mögliche (und unmögliche) gern aus.

Wenn man schon ein bisschen Erfahrung mit Buchhaltung und Buchführung hat, dürfte ein Umstieg oder Einstieg sehr einfach sein. Für absolute Neulinge gibt es ja auch ein paar Videos und – hoffentlich – die Hilfe-Funktion. Aber so ist es ja immer, wenn man mit etwas neu anfängt.

Kleiner Kritikpunkt: Was man wissen sollte: Die Cloudsoftware läuft mit Tracking zu Google-Analytics. Ich habe das während meines Tests festgestellt. Mit der richtigen Browsersoftware (Erweiterung) kann man dieses aber unterbinden und es funktionierte in meinem Rahmen des Tests alles weiterhin.

Sicherheit bei Cloudsoftware (SaaS): Ansonsten ist aber für die Sicherheit der Daten gesorgt durch Hochsicherheitsserver und ISO-Zertifizierungen.

Für mich als Einzelkämpfer sind 12,90 Euro monatlich etwas überdimensioniert, finde ich. Aber ich habe keinen Steuerberater und möchte alles selber machen, inklusive der EÜR. Das machen viele Freiberufler, Kleinunternehmen und Gründer. Für GmbH und andere Gesellschaftsformen, die eine Bilanz erstellen müssen, ist lexoffice nicht geeignet. Interessant finde ich noch, dass man mit der iPad App auch arbeiten könnte. Leider ist mein Testzeitraum schon abgelaufen, so dass ich dieses nicht mehr ausprobieren konnte.

Konditionen von lexoffice
Nach Ablauf der Testphase wird man gefragt, ob lexoffice kostenpflichtig weitergenutzt werden soll. Man bezahlt einfach, bzw. abonniert und kann sofort weiterarbeiten. Auch vor Ende der Testphase kann man schon zuschlagen. Die kostenlose Testphase wird dann beendet bzw. eben verkürzt.

  • Man zahlt die monatliche Gebühr zzgl. USt, es fallen keine zusätzlichen Kosten an (außer man nutzt den Jahresabschluss mit „smartsteuer“ für 29,90 Euro, die Datenschnittstelle liegt vor).
  • Jederzeit monatlich kündbar – E-Mail genügt!
  • Bezahlung per Lastschrift, Visa oder MasterCard

Meine Empfehlung: den kostenlosen und funktionstüchtigen Testzugang nutzen und ausprobieren (mit Testdaten), wie es gefällt. Hier wird auf jeden Fall eine Kunden-Nische bedient, die interessant ist. Vielleicht passt es ja?

 

Disclosure: Für den Aufwand des Software-Tests werde ich bezahlt; meine eigene Meinung zum Produkt, die ich hier darstelle, ist davon aber in keinem Fall beeinflusst.

Möchten Sie Ihre Software oder App ebenso von mir getestet bekommen, schreiben Sie mir einfach über meine Freiberufler-Seite.