Freiberufler-Alltag bei der Buchhaltung

Mein bisheriger Status: Tabellen (Excel bzw. Calc) für Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen, dazu Formeln für die Umsatzsteuerberechnung und die jeweiligen Summen. OpenOffice Writer oder Word für die Rechnungserstellung. Elster für die Umsatzsteuervoranmeldung und ein weiteres Programm für die Steuererklärung. Also mehrere Fenster offen, hin und her Klicks sind nötig. Damit soll jetzt Schluss sein?

Ich hatte schon mal eine Steuersoftware eines Anbieters, die mir mein Steuerberater damals empfohlen hatte, weil eine DATEV-Schnittstelle vorhanden war. Allerdings bin ich überhaupt nicht mit dem Programm zurecht gekommen. Was ist geschehen? Ich hatte es teuer bezahlt (sogar vergessen, das erste Update zu kündigen) und nur zweimal benutzt. Dann schlummerte das Mistding 2007 und 2008 auf der Festplatte. Ist schon eine Weile her, mittlerweile weiß ich ein bisschen mehr über den Buchhaltungs-Alltag eines Freiberuflers. Aber mögen? Nein, ich bin schon immer jemand mit einer Buchhaltungs-Allergie gewesen. Rechnungen schreiben ist ja noch ganz lustig, aber alles andere? Örks, ich habe immer eine spontane Papier-Allergie und ein Umsatzsteuer-Trauma, wenn es um die nötigen Dinge für das Finanzamt geht.

Test von Lexware Büro Easy 2015

Kennzeichnung als Werbung
So bin ich also ein äußerst schwieriger Kunde und erwarte von einem Programm sehr viel. Bisher habe ich meine Steuersachen immer wie oben beschrieben durchgezogen. Ging irgendwie, aber macht auch keinen richtigen Spaß. Ein gut laufendes und verständliches Tool, das ist das, was ich brauche. Als ich mich für den Test von Lexware Büro Easy 2015 bereit erklärt habe, habe ich mir also auch eine persönliche Challenge gesetzt. Ich will dieses Mal damit zurecht kommen. Eine Grundvoraussetzung, dass der Wille zum Verständnis da ist, aber ich bleibe auch durchaus kritisch und ich bin – wie gesagt – unbedarft bei komplizierteren Steuersachen. Man muss mich schon ans Händchen nehmen, damit ich alles richtig mache. Bei diesen Dingen ist das ja dann auch besonders wichtig, das ist kein Spiel, das man in die Ecke feuern kann, wenn es einem nicht gefällt. Und man hat nur „ein Leben“ – um in der Spiele-Sprache zu bleiben.

Mein Intro – die Installation von Büro Easy 2015

Software muss soft sein. Ich habe mich für den Download entschieden, weil ich keine Pappkartons und DVD mehr haben möchte. Auch ein Handbuch bzw. die Hilfe genügt mir digital. Möge die Installation beginnen und gelingen.

Mit Ihrem Lexware-Programm werden auch Lexware Info Service, Lexware Elster, Lexware online-banking und der Lexware AfA-Rechner automatisch installiert. Das lese ich bei der Installation, die gerade anfängt. Das Installationsfenster warnt mich, es könne etwas dauern, also mal schnell den ersten Kaffee holen gehen. Ich bin der Aufforderung gefolgt, keine anderen Programme parallel laufen zu lassen. Zum Glück habe ich noch weitere Möglichkeiten, um weiter zu arbeiten, während die BüroEasy 2015 Installation läuft.

Systemvoraussetzungen

Der Kaffee in der Tasse dampft lecker und ich bin erstaunt, dass es doch viel schneller mit der Installation voranging. Schon fertig! Ich nutze übrigens ein etwas älteres Asus Notebook mit Intel i3 2,4 GHz-Prozessor und habe 4 GB RAM, installiert ist ein Windows 7 Premium. Minimalvoraussetzungen sind: mindestens Windows Vista (bis 8.1), 2Ghz-Prozessor und 2 GB RAM.

Schnittstellen und Anwendungen

Aha, nun kommen die Schnittstellen, die BüroEasy 2015 nutzen möchte. Als erstes fragt es nach OpenOffice. Ich habe übrigens kein Microsoft-Produkt installiert, weil ich mit Google Docs und OpenOffice alles abdecken kann. 

Noch kurz die Java-Einstellungen in OpenOffice einmal aufrufen, bestätigen, dass die JRE genutzt werden darf und schon geht es los. Java muss ich auch noch updaten. Geht aber alles problemlos.

Level 1 – das lustige Steuerspiel startet

Hör‘ mal, wer da spricht, da steht ein korrekt angezogener Anzug-Typ (siehe Screenshot), allerdings ohne Krawatte und spricht mich gleich an. Spricht er mich an? Er will mir helfen, also ganz nett eigentlich … ich höre ihm mal zu.

Uih, er will mich erstmal interviewen … natürlich nur, was meine Firma, also meine Freiberuflichkeit betrifft. Ich bin gespannt, wie ich mit den Fragen zurechtkomme und mache mich an die geführte Abfrage meiner Daten. Dabei muss ich nicht sofort alles ausfüllen, sagt er – mein Helfer im Anzug. Irgendwann schalte ich ihn in den „Text-Modus“, denn ich lese schneller, als er spricht. Und vieles ist auch selbsterklärend, dass ich ihn bei vielen Dingen (noch?) nicht brauche.

Vorher klären: SKR 03 oder SKR 04 oder noch einfacher

Das erste, bei dem ich gehadert habe, ist die Frage nach dem Kontenrahmen. Ich habe keinen Steuerberater mehr und entscheide mich für den BüroEasy Standard, der nach SKR 03 mit DATEV Norm funktionieren soll. Zur Auswahl stehen auch der SKR 03 Kontenrahmen sowie auch SKR 04. Keine Ahnung, aber wenn ihr die Einrichtung der Firmendaten vollzieht, dann solltet ihr wissen, welchen Standard ihr braucht. Ein Wechsel ist nachher dann nicht mehr möglich. 

Die restlichen Daten sind schnell ausgefüllt. Ich habe das Banking erstmal übersprungen, denn ich benutze dafür eine App mit Secure-TAN und kann mir nicht vorstellen, dass das problemlos läuft. Als ich nachschaute, lag ich richtig, es geht nicht, meine Bank bietet in diesem Fall keine HBCI-Schnittstelle. Also verzichte ich auf das Banking in Büro Easy. Ich gehe davon aus, dass ich dann meine Buchungen manuell nachtragen muss. Ist aber okay, das mache ich heute ja auch so.

Speicherort – Vorsicht Falle!

Was mir nicht so gut gefallen hat, dass meine Datendatei, die BüroEasy erstellt hat, nachdem ich das Interview erledigt habe, doch wieder in einen ganz anderen Ordner speichern wollte, als ich vorher angegeben habe. Dazu noch in einen“Öffentliche“ Benutzer-Ordner, also womöglich mit Freigaben bei euch (ich habe meinen Rechner da sowieso dicht gemacht). Da achtet also drauf, dass ihr den Speicherort der „Name.QBW“-Datei dann ändert, das geht nämlich.

Nachdem meine Stammdaten erfasst sind, komme ich auf die Startseite. Ich vermute, das wird ab jetzt – nach dem Interview – immer mein Ausgangspunkt sein. Die Abbildung seht ihr ganz oben als Artikelaufmacher.

Level 2 – ich komme voran

Doch nun kommt erstmal ein bisschen Arbeit und Einarbeitung auf mich zu. Ich werde allerdings erst meine Buchhaltung 2015 damit beginnen. Bedingt durch meinen Umzug möchte ich mit den verschiedenen Finanzämtern nicht durcheinander kommen – oder unterstützt das Programm das? Was ich mich auch noch frage, ob ich theoretisch auch meine Jahresabrechnung für 2014 noch eintragen könnte und den Abschluss mit BüroEasy 2015 machen könnte. Da muss ich jetzt erstmal nachlesen, denn die unterschiedlichen Programme, die auf dem Markt sind, heißen manchmal nach Erscheinungsdatum oder manchmal auch nach Steuerjahr. Allgemein verwirrend, diese Auswahl, finde ich.

Erstes Fazit

Ich habe schon mal ein bisschen herum geklickt, eine erste Rechnung vorbereitet, einen Kunden dafür anlegen müssen. Das ging recht einfach und intuitiv. Ich bin schon gespannt, wie es weiter geht, denn ich werde mich auch mit der Abschreibung (Afa) beschäftigen müssen und einiges mehr an Sonderfällen durchspielen. Doch für heute soll es erstmal gut sein. Ich melde mich in circa 4 Wochen wieder, wenn ich einen allumfassenden Eindruck gewonnen habe und werde diesen in einer Zusammenfassung darstellen.

Testmöglichkeit vor dem Kauf

Falls jetzt der Wunsch aufkommt, die Software Büro Easy 2015 von Lexware auch mal kostenlos zu testen, dann einfach direkt dort online bestellen. Nur dann gilt das 4-Wochen-Testrecht!

Disclosure: Für den Aufwand des Software-Tests werde ich bezahlt; meine eigene Meinung zum Produkt, die ich hier darstelle, ist davon aber in keinem Fall beeinflusst.